九江合發船務有限公司海員(船員)服務管理制度
發布時間:2019/3/22 11:38:16

本公司以“誠信、高效、創新、共贏”的服務理念,以現代化的管理經營模式,并注重信息化和科學化的管理體制,以真摯的敬業精神、先進和完善的配套服務,真誠為廣大航運企業和海員(船員)提供滿意優質的服務,為更好的后期海員(船員)管理跟蹤服務,公司特此制定海員(船員)跟蹤管理制度。

1.1海員(船員)服務種類及其保障服務質量的規定

1.1.1  服務種類:

3D www.iclkj.com (1)代理海員(船員)辦理申請培訓、考試、申領證書等相關手續;

(2)為船東提供船舶配員等相關活動;

(3)代理海員(船員)用人單位管理海員(船員)等事務。

1.1.2 海員(船員)服務方針目標

方針:①誠信為本,全心、全力、全意為船東和海員(船員)提供高效、優質服務。② 確保海員(船員)人身安全,船舶航行安全,?;ずQ蠡肪?。③ 不斷完善服務質量管理體制維護的有效性、連續性和實用性。

目標:實現“創一流企業、創一流服務”的承諾,在管理中實施服務,在服務中體現管理,做到海員(船員)滿意、船東滿意。

1.1.3 保障服務質量:

(1)公司遵循合法、誠信、公平、公開的原則,向社會公布服務項目及其收費標準,保證服務質量,嚴格按照標準執行。

(2)公司員工自覺提高業務素質,具有高度責任感,正確了解海員(船員)及海員(船員)用人企業需求,為海員(船員)及海員(船員)用人企業提供優質服務。

(3)公司在從事海員(船員)服務時,嚴格按照海事部門的規定辦理,不弄虛作假,不超越權限,以質量管理為先,貫穿在海員(船員)服務的全過程,圍繞質量管理進行有效控制。

(4)海員(船員)或海員(船員)用人單位在本公司申請海員(船員)培訓、考試、申領證書等有關服務時,必須向申請人詳細說明該項業務所須滿足的條件,海員(船員)所提供相關證明及所持各類必備證件等材料必須齊全并真實有效。

(5)公司對符合條件的海員(船員)或用人單位,公司業務員會作出明確答復,派員全程服務,并與海員(船員)簽訂《海員(船員)服務協議》(附件一)。對不符合申請條件的海員(船員),本公司不予受理,并說明理由。

(6)公司向海員(船員)用人單位提供海員(船員)代管及配員服務時,雙方應簽訂海員(船員)配員服務協議,并督促海員(船員)用人單位(或船東)與海員(船員)依法簽訂勞動合同。海員(船員)用人單位(或船東)未與海員(船員)簽訂勞動合同,本公司有權終止向其提供海員(船員)服務。

(7)在提供船舶配員及勞務派遣服務時,公司應向海員(船員)用人單位(或船東)提供該海員(船員)全面,真實的信息,不得提供虛假信息,不得損害各方合法權益。公司還將建立完整的海員(船員)服務信息,按服務種類記載并分類保存,保證海員(船員)信息真實性、連續性和完整性。

(8)定期回訪征求船東意見,定期收集海員(船員)反饋信息,以改進服務質量

(9)公司建立有應急保障機制,本公司提供海員(船員)服務的海員(船員)均取得法定和約定的勞動和社會保障權利及相應支持,對海員(船員)在服務期間發生失蹤、死亡或其他意外傷害,公司配合有關單位做好相應善后工作,并按公司應急處理制度執行。

1.2 各種海員(船員)服務業務的工作程序

1.2.1海員(船員)培訓、考試、申領證書服務的工作程序

(1)公司向社會公布本單位是具有為國內海船海員(船員)服務資質的機構,為海員(船員)和船舶公司提供海員(船員)各類證件代辦業務,并公布相應收費標準。

(2)海員(船員)或海員(船員)所屬單位通過本公司向海事部門提出申請服務項目,接收海員(船員)代辦申請材料,本公司按照海事部門要求進行,將海員(船員)申請材料呈送海事部門審批,并與海員(船員)簽訂《海員(船員)辦證管理協議》(附件二)。

(3)按海事部門要求,在代理海員(船員)申請培訓、考試、申領海員(船員)各類證書時,海員(船員)應提供相關的證書及證明材料,保證所提供的資料完整性和真實性。對符合申請條件的海員(船員)或海員(船員)所屬單位,作出明確答復,派員全程服務,對不符合申請條件的海員(船員),說明不予受理的原因和理由。

(4)公司通過電話、網絡等有效方式方法,接受海員(船員)到來報名學習并進行海員(船員)證書的更換,及再有效提醒咨詢服務。

(5)公司根據海員(船員)所參加培訓、考試要求,作出相應的安排,告知海員(船員)參加學習考試時間和地點及注意事項。

(6)海員(船員)證書代辦完畢后,盡快通知海員(船員),確保證書及證件安全送達。

(7)建立海員(船員)檔案,加強管理,掌握海員(船員)的學習、培訓、任職資格、安全記錄、健康狀況等,真實記錄海員(船員)在本公司學習及服務過程,保證隨時能夠查詢到海員(船員)的相關信息,以便資源合理利用,并為海員(船員)私人資料保密。

 

1.2.2 海員(船員)代管、勞務派遣及配員服務

(1)向社會公布本公司開展海員(船員)代管、海員(船員)勞務派遣服務和船舶配員服務,并且具有為國內外水路運輸企業服務資質的機構,對海員(船員)和船舶公司提供海員(船員)派遣,推薦就業服務和為船舶提供配員服務,并公布相應收費標準。

(2)通過電話、傳真、網絡或其它方式方法,接收船舶公司或船東的海員(船員)招聘要求,向社會發布海員(船員)招聘信息。

(3)公司海員(船員)部/人事部負責收集社會海員(船員)的應聘需求及各類海員(船員)證書,并驗證所持證書的有效性,將包括海員(船員)職務、年齡、持證種類、水上資歷、需求、航線等信息錄入歸檔,做好全程服務工作。

(4)接收海員(船員)管理的申請,個人海員(船員)或需要本公司代辦管理的海員(船員),向本公司提出海員(船員)代管申請,對符合條件并取得雙方同意者,簽訂《海員(船員)代管服務協議》(附件三)。

(5)公司按海員(船員)用人單位需求,制訂船舶配員計劃,根據船東要求提供合格海員(船員)派遣或配員服務,簽訂《海員(船員)服務協議》,并要求海員(船員)用人單位與海員(船員)簽訂勞動合同,明確各方權利和義務。

(6)本公司按雙方簽訂的服務協議對海員(船員)進行管理,海員(船員)或船舶公司應按收費標準交納相應費用。本公司對服務情況進行登記,錄入海員(船員)管理系統,實時歸檔。

(7)本公司按協議為海員(船員)提供培訓、考試、申領證書及配員咨詢服務,提供氣象信息及海事管理方面法律咨詢服務。

(8)海員(船員)上船之前進行系統的崗前培訓,在船必須服從海員(船員)用人單位(或船東)的工作安排,嚴格執行各項規章制度,并對海員(船員)自己本身的行為負責。

(9)定期征詢海員(船員)在船任職表現,協助用人單位(或船東)對海員(船員)進行協調管理

1.2.3海員(船員)服務流程

 


1.3 海員(船員)服務信息檔案管理制度

1.3.1 公司采用專業的《贏海海員(船員)管理系統》,實時信息錄入,在線辦公,詳細記錄海員(船員)的姓名、住址、聯系方式、所持海員(船員)證書等級、編號、職務及各種培訓等情況,建立詳細的海員(船員)檔案;海員(船員)證書復印件存檔等,并按服務及職務種類歸檔

1.3.2 建立詳細的用人單位(或船東)需求信息登記:完整記載船名、船舶公司、船東、聯系方式、船舶種類、船籍港、船舶總噸/千瓦及習慣航線區域,配員需求等信息。(附件五:船東需求登記)

1.3.3 向海員(船員)用人單位或海員(船員)提供全面、真實信息,及時獲取相關信息和和海事管理方面的最新動態提供便利。

1.3.4海員(船員)檔案管理

(1)人事部負責海員(船員)檔案的建立和管理,確保在管理中能隨時可查到海員(船員)的個人基本資料、任解職情況、服務資歷、培訓紀錄、安全紀錄、綜合素質、健康狀況等信息,為評估在崗海員(船員)的適任能力,以及離崗海員(船員)的續聘提供有效依據。并定期向海事管理機構報送海員(船員)任職、解職情況。

(2)海員(船員)檔案要求每人一檔,保持記錄內容的真實和完整,內容包括:卷內檔案資料目錄、海員(船員)資料(個人基本資料、持證情況、服務資歷、培訓記錄、安全記錄、任解職情況等)、體檢證明、證書和海員(船員)服務簿復印件、勞動合同復印件、綜合素質考評資料等。電子版檔案要與紙質檔案保持一致,并及時備份保存。

(3)在崗海員(船員)檔案在保持最新、有效,統一存放。離崗海員(船員)檔案可作為資料另行保存,失去保存價值的海員(船員)檔案應及時撤除。

(4)制定海員(船員)檔案清單,必要時制作電子檔案檢索工具,以便迅速準確地查找檔案。

(5)在崗海員(船員)個人基本信息有變動時,應及時告知人事主管,以更新海員(船員)檔案內容。

1.3.5海員(船員)適任證書、服務簿管理要求

(1) 船長負責保管船上所有在崗海員(船員)的適任證書和服務簿,并進行登記。適任證書和服務簿應妥善保管,如有損壞或者遺失時,應立即報告人事主管,人事主管盡快協助辦理換發或補發,所產生的費用視情由責任人承擔。

(2)海員(船員)上船任職后,應盡快主動將適任證書和服務簿交船長保管。海員(船員)離職辦理相關手續后,向船長領取適任證書和服務簿并簽收。

(3) 三副因簽證需要可向船長借用,使用完畢后及時歸還,無權作為他用或借給別人使用。

(4)船長應當為本船海員(船員)辦理海員(船員)任職、解職簽注,并在海員(船員)服務簿中及時、如實記載其服務資歷和任職表現,其它人員不得擅自填寫和涂改。

(5)船長的任職簽注由離任船長負責簽注,船長的解職簽注由接任船長負責簽注。